Microsoft 365 ist mehr als nur Word und Excel: Mit dem Abo kommen 1 TB OneDrive-Speicher pro Nutzer, Outlook-Premium-Funktionen und der Defender-Schutz. Wer das Abonnement kündigt, ohne vorher aufzuräumen, riskiert handfeste Datenverluste — denn der freie OneDrive-Speicher schrumpft auf nur 5 GB.
Diese Anleitung zeigt, wie Sie Microsoft 365 kündigen, wann eine anteilige Rückerstattung möglich ist und wie Sie Ihre OneDrive-Bibliothek vor dem Stichtag in Sicherheit bringen. Wer das Abo über Apple oder Google bezahlt, findet ergänzend wichtige Hinweise in unserer Anleitung zum Apple-Store-Abonnement kündigen.
So kündigen Sie Microsoft 365 direkt
Wer das Abo direkt bei Microsoft abgeschlossen hat (Personal, Family, Basic oder Premium), kommt am schnellsten über das Konto-Portal raus. Eine Mindestlaufzeit gibt es bei monatlichen Verträgen nicht; Jahresabos laufen formal weiter, der Schutz vor Verlängerung lässt sich aber jederzeit aktivieren.
Kündigung im Microsoft-Konto
Wenn das Abo über Apple oder Google läuft
Bei einem im App Store oder im Play Store abgeschlossenen Abo greift die Kündigung im Microsoft-Konto nicht. Sie müssen die Abo-Verwaltung dort öffnen und das Microsoft-Abo direkt im jeweiligen Store beenden. Bei Drittanbieter-Käufen wie Amazon oder MediaMarkt-Aktivierungscodes wenden Sie sich direkt an den Verkäufer.
Anteilige Rückerstattung — was Deutschland besser macht
Microsoft hat seine Rückerstattungsregeln für eine Reihe von Ländern angepasst, darunter Deutschland, Österreich, die Niederlande und Polen. In diesen Märkten gewährt Microsoft bei einer regulären Kündigung des Jahres-Abos eine anteilige Rückerstattung für den nicht genutzten Zeitraum — eine Klausel, die in vielen anderen Ländern fehlt.
Welche Rückerstattung steht Ihnen zu?
Vollständige Rückerstattung der gesamten Jahresgebühr — egal wie oft Sie Word, Excel oder OneDrive in dieser Zeit benutzt haben.
In Deutschland: Erstattung für die nicht genutzten vollen Monate. Microsoft rechnet einen monatlichen Pro-rata-Wert vom Jahrespreis ab.
Außerhalb Deutschlands: Sie deaktivieren nur die Verlängerung, nutzen den Plan bis zum Vertragsende, ohne Geld zurück.
Microsoft erstattet hier nicht. Sie müssen einen Antrag direkt bei Apple oder Google stellen — mit eher schlechten Erfolgsaussichten nach mehreren Tagen.
Wichtig: Den Anspruch auf anteilige Rückerstattung sehen Sie erst, wenn Sie die Kündigung tatsächlich starten. Microsoft zeigt im letzten Bestätigungsschritt eine Stornierungszusammenfassung, in der die Rückzahlungssumme genau ausgewiesen ist.
Tipp: Diese Bestätigungsseite per Screenshot speichern. Bei Verzögerungen oder Differenzen in der Erstattung haben Sie einen Beleg.
Was nach der Kündigung passiert — und warum OneDrive das größte Risiko ist
Sobald das Abo ausläuft, schaltet Microsoft Ihren Account in einen reduzierten Modus. Das eigentliche Problem ist nicht der Verlust von Word und Excel — die kostenlose Microsoft-365-im-Web-Version reicht für Gelegenheitsnutzer aus. Das eigentliche Drama spielt sich in OneDrive ab.
Was nach Ende des Abos verloren geht
Wer mehr als 5 GB in OneDrive nutzt, sieht sich nach Vertragsende mit konkreten Sperren konfrontiert: kein Upload neuer Dateien, keine Bearbeitung, keine Synchronisation neuer Foto-Uploads. E-Mails bei Outlook.com werden ebenfalls nicht mehr empfangen oder versendet, sobald die Speichergrenze überschritten ist.
Nach sechs Monaten mit Überfüllung darf Microsoft das OneDrive-Konto komplett löschen — inklusive aller darin gespeicherter Dateien. Das ist keine theoretische Drohung, sondern in den Microsoft Service Agreements ausdrücklich festgelegt.
OneDrive-Daten retten: Schritt für Schritt
Bevor Sie auf „Kündigen“ klicken
- ☐ OneDrive-App auf dem PC installieren oder prüfen, ob sie schon läuft
- ☐ Im OneDrive-Tray-Symbol unter Einstellungen → Konto den verfügbaren Speicher prüfen
- ☐ Über „Dateien bei Bedarf“ alle Online-Dateien lokal verfügbar machen — Klick auf Stammordner, dann „Immer auf diesem Gerät behalten“
- ☐ Warten, bis alle grünen Häkchen mit weißem Punkt erscheinen (vollständig synchronisiert)
- ☐ Lokalen OneDrive-Ordner an externes Laufwerk oder zweite Cloud kopieren
- ☐ Outlook.com-Postfach als PST-Datei exportieren (Datei → Öffnen und Exportieren → Exportieren)
- ☐ Wichtige Kontakte und Kalender aus Outlook ins .csv- bzw. .ics-Format speichern
Bei größeren Datenmengen (über 100 GB) lohnt es sich, die Sicherung über mehrere Stunden oder eine Nacht laufen zu lassen. Achten Sie darauf, dass der PC nicht in den Energiesparmodus geht und die Internetverbindung stabil bleibt.
Family-Abo: Daten aller Mitglieder beachten
Bei einem Microsoft 365 Family-Plan haben bis zu sechs Personen jeweils 1 TB OneDrive-Speicher. Wenn der Hauptnutzer kündigt, verlieren alle Familienmitglieder ihren erweiterten Speicher. Informieren Sie alle Beteiligten rechtzeitig — und nicht erst am Tag der Kündigung.
Häufige Fragen
Was passiert mit meinen Word- und Excel-Dateien?
Lokal gespeicherte .docx- und .xlsx-Dateien bleiben unverändert auf der Festplatte. Sie können sie weiter mit der kostenlosen Web-Version von Office, mit LibreOffice oder mit älteren Office-Versionen öffnen. Nur die Bearbeitung in den lokal installierten Apps wird gesperrt — der schreibgeschützter Modus verhindert das Speichern neuer Versionen.
Kann ich pausieren statt kündigen?
Microsoft bietet keine offizielle Pause-Funktion. Wer Geld sparen will, ohne sofort zu kündigen, sollte zu einem günstigeren Plan wechseln — etwa von Family auf Personal oder von Personal auf Microsoft 365 Basic mit nur 100 GB OneDrive. Der Wechsel funktioniert direkt im Konto.
Wie lange dauert die Rückerstattung?
Bei direkter Zahlung an Microsoft: 3 bis 5 Werktage auf die ursprüngliche Zahlungsmethode. Bei Bezahlung per PayPal oder Kreditkarte erfolgt die Gutschrift dort, bei Lastschrift kann es bis zu zwei Wochen dauern. Wenn nach 14 Tagen kein Geld eingegangen ist, beim Microsoft-Support melden.
Muss ich das Microsoft-Konto auch schließen?
Nein. Das Microsoft-Konto bleibt nach der Kündigung des Abos aktiv. Sie können es weiter für Outlook.com, OneDrive (mit 5 GB), Skype und Microsoft-Logins nutzen. Wer das Konto vollständig schließen will, muss das separat unter account.microsoft.com beantragen — die Daten werden dann nach 60 Tagen endgültig gelöscht.
Fazit: Erst sichern, dann kündigen
Die wichtigste Regel bei Microsoft 365 lautet: Niemals zuerst kündigen und dann an die Daten denken. Der Übergang zwischen aktivem Abo und reduziertem OneDrive ist nicht graduell, sondern abrupt. Wer also seine Bibliothek über mehrere Jahre mit Fotos, Dokumenten und Outlook-Anhängen gefüllt hat, sollte mindestens eine Woche für die OneDrive-Daten sichern-Phase einplanen.
Mit der vorgestellten Reihenfolge — vorbereiten, sichern, kündigen, Bestätigung speichern — vermeiden Sie alle typischen Fallen. Und in Deutschland holen Sie sich dabei mit etwas Glück sogar einen Teil der Jahresgebühr zurück. Wer parallel auch Adobe-Apps verwaltet, findet einen ähnlichen Leitfaden in unserer Anleitung zu Adobe Creative Cloud kündigen ohne Stornogebühr. Für Fragen zur formalen Kündigung mit Schriftform und Zustellung lohnt sich der Blick auf unsere Anleitung zur Kündigung zustellen und Zugang nachweisen.
