Steht eine Wohnung leer, bleibt sie Teil des Gebäudes und grundsätzlich auch Teil der Kostenverteilung. Der Vermieter darf die Fläche nicht aus der Abrechnung entfernen, nur damit sich Grundsteuer, Versicherung, Hausreinigung oder andere laufende Kosten auf weniger Mieter verteilen, diе mietrecht-ratgeber.de berichtet.
Bei Nebenkosten bei Leerstand trägt der Eigentümer grundsätzlich den Kostenanteil, der auf die unvermietete Wohnung entfällt. Das gilt besonders deutlich, wenn nach Wohnfläche abgerechnet wird. Verbrauchsabhängige Positionen wie Wasser oder Heizung müssen dagegen nach den tatsächlich erfassten oder rechtlich zulässig ermittelten Werten verteilt werden.
Das Wichtigste in Kürze
- Leerstehende Wohnungen dürfen bei einem Flächenschlüssel nicht aus der Gesamtwohnfläche herausgerechnet werden.
- Der Vermieter trägt den Anteil der kalten Betriebskosten, der rechnerisch auf die leere Wohnung entfällt.
- Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Hausreinigung, Gartenpflege und vergleichbare Fixkosten verschwinden durch Leerstand nicht.
- Bei Heizung und Warmwasser bleiben Grundkosten für die leerstehende Wohnung bestehen; tatsächliche Verbrauchskosten richten sich nach Messung oder zulässiger Ermittlung.
- Verwaltung, Reparaturen, Neuvermietung, Wohnungsanzeigen und Renovierungsarbeiten sind keine umlagefähigen Betriebskosten.
- Ein plötzlich geänderter Verteilerschlüssel oder eine kleinere Gesamtfläche ist ein konkretes Warnsignal.
- Einwendungen gegen die Abrechnung müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach ihrem Zugang beim Vermieter eingehen.
Die erste Kontrolle beginnt nicht bei der Endsumme, sondern bei Gesamtfläche, Kostenart und Verteilerschlüssel. Eine ausführliche Anleitung bietet der Ratgeber zum systematischen Prüfen der Nebenkostenabrechnung.
Praxiskommentar: „Der Leerstandsfehler steckt meist nicht in einer offen ausgewiesenen Position. Er zeigt sich in einer verkleinerten Gesamtfläche, einer fehlenden Einheit oder einem veränderten Umlageschlüssel.“
Was Leerstand für die Betriebskosten bedeutet
Betriebskosten sind laufende Aufwendungen, die durch das Eigentum am Grundstück oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Dazu können unter anderem Grundsteuer, Wasserversorgung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Hauswart, Aufzug und bestimmte Versicherungen gehören. Voraussetzung für die Umlage ist eine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag.
Fehlt eine andere Vereinbarung, werden Betriebskosten nach § 556a BGB grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, müssen dagegen nach einem Maßstab abgerechnet werden, der diesen Unterschieden Rechnung trägt.
Wer neben dem Leerstandsproblem auch Zeitraum, Vorauszahlungen und Kostenpositionen prüfen muss, findet die nötigen Grundlagen im Beitrag zur Nebenkostenabrechnung mit Fristen und typischen Fehlern.
Warum die Gesamtfläche nicht kleiner werden darf
Ein Haus hat beispielsweise vier Wohnungen mit jeweils 70 Quadratmetern. Die Gesamtwohnfläche beträgt damit 280 Quadratmeter. Steht eine Wohnung das ganze Jahr leer, bleibt die für den Flächenschlüssel maßgebliche Gesamtfläche grundsätzlich bei 280 Quadratmetern.
Der Vermieter darf nicht nur die 210 vermieteten Quadratmeter ansetzen. Dadurch würden die drei verbliebenen Mietparteien jeweils ein Drittel der Kosten tragen, obwohl ihr korrekter Anteil nur ein Viertel beträgt. Der Eigentümer muss den Anteil der leerstehenden 70 Quadratmeter übernehmen.
Eine leere Wohnung verschwindet nicht aus der Abrechnung: Ihre Fläche, ihr Grundkostenanteil und ihr möglicher Verbrauch müssen rechnerisch sichtbar bleiben.
Der Bundesgerichtshof hat den Grundsatz für eine Abrechnung nach Wohnfläche klar beschrieben:
„Der Vermieter hat die auf leerstehende Wohnungen entfallenden Betriebskosten grundsätzlich selbst zu tragen.“
Eine Abweichung kommt nicht bereits deshalb infrage, weil mehrere Wohnungen lange unvermietet bleiben und die Kosten für den Eigentümer steigen. Der Bundesgerichtshof nennt eine Anpassung wegen einer Störung der Geschäftsgrundlage nur als mögliche Ausnahme unter engen Voraussetzungen. Normaler Leerstand, ein Mieterwechsel oder eine vorübergehend schwierige Vermietung reichen dafür nicht automatisch aus.
Welche Fixkosten beim Vermieter bleiben
Bei der Kostenverteilung bei Leerstand sind insbesondere Positionen relevant, die unabhängig vom konkreten Verbrauch anfallen. Der Dienstleister reinigt das Treppenhaus auch dann, wenn eine Wohnung leer steht. Die Grundsteuer wird ebenfalls nicht reduziert, nur weil ein Teil des Hauses vorübergehend unbewohnt ist.
Typische Kosten mit einem Leerstandsanteil sind:
- Grundsteuer;
- Gebäude- und Haftpflichtversicherung;
- Straßenreinigung und Müllgrundgebühren;
- Treppenhausreinigung;
- Gartenpflege;
- Hausbeleuchtung;
- Aufzugskosten;
- Hauswartkosten für laufende, umlagefähige Tätigkeiten;
- Schornsteinreinigung und regelmäßige Prüfungen.
Diese Positionen können grundsätzlich umlagefähig sein. Der auf die unvermietete Wohnung entfallende Anteil wird dadurch aber nicht zu einer Forderung gegen die übrigen Mieter.
Bei gemischten Hauswartrechnungen kommt eine zweite Prüfung hinzu. Reparaturen, Verwaltung und Wohnungsübergaben müssen aus dem umlagefähigen Betrag entfernt werden. Der Beitrag über Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung erläutert diese Abgrenzung.
Heizkosten und Wasser bei leerer Wohnung
Bei Heizung und Warmwasser gelten zusätzlich die Vorgaben der Heizkostenverordnung. In der Regel werden mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt. Der übrige Teil wird nach Wohn- oder Nutzfläche beziehungsweise nach dem umbauten Raum abgerechnet.
Eine leerstehende Wohnung kann einen sehr niedrigen oder keinen gemessenen Verbrauch haben. Das bedeutet jedoch nicht, dass ihr gesamter Heizkostenanteil auf null sinkt. Der flächenabhängige Grundkostenanteil bleibt bestehen und ist vom Vermieter zu tragen. Auch ein messbarer Verbrauch durch Frostschutzheizung, Temperierung oder Rohrwärme darf nicht den anderen Wohnungen zugeschlagen werden.
Kann ein Verbrauch aus zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, erlaubt § 9a Heizkostenverordnung eine Ermittlung anhand vergleichbarer Zeiträume, vergleichbarer Räume oder des Durchschnittsverbrauchs. Eine Schätzung muss erkennbar, begründet und nach einer zulässigen Methode berechnet sein.
| Kostenart | Behandlung bei Leerstand | Typisches Warnsignal |
|---|---|---|
| Heizungsgrundkosten | Anteil der leeren Wohnung bleibt beim Vermieter | Abrechnung nur nach vermieteter Fläche |
| Gemessener Heizverbrauch | Nach tatsächlichem Verbrauch der jeweiligen Einheit | Leerstandsverbrauch wird auf andere Wohnungen verteilt |
| Warmwasser | Verbrauchs- und Grundkostenanteile getrennt prüfen | Leere Wohnung fehlt vollständig |
| Kaltwasser mit Wohnungszählern | Gemessener Verbrauch zählt | Differenzverbrauch wird ohne Erklärung verteilt |
| Wasser ohne Einzelzähler | Vereinbarten Schlüssel und Gesamtfläche prüfen | Gesamtfläche wurde um Leerstand gekürzt |
| Müllgebühren | Gebührenmodell und Umlageschlüssel kontrollieren | Fixe Behälterkosten werden nur auf Bewohner verteilt |
Nicht jede höhere Heizkostenabrechnung während eines Leerstands ist falsch. Energiepreise, Witterung, Grundpreise oder ein höherer eigener Verbrauch können die Kosten erhöhen. Angreifbar wird die Abrechnung, wenn der auf die leere Einheit entfallende Anteil rechnerisch bei den übrigen Mietern landet.
Was niemals als Leerstandskosten umgelegt werden darf
Bestimmte Ausgaben gehören bereits ihrer Art nach nicht in die Betriebskostenabrechnung. Leerstand ändert daran nichts. Ein Vermieter kann Kosten der Neuvermietung nicht dadurch umlagefähig machen, dass er sie als Hausverwaltung, Objektbetreuung oder sonstige Betriebskosten bezeichnet.
Nicht auf Mieter abgewälzt werden dürfen insbesondere:
- Mietausfall und entgangene Einnahmen während des Leerstands;
- Maklerprovisionen, Wohnungsanzeigen und Besichtigungskosten;
- Verwaltungskosten und zusätzlicher Schriftverkehr;
- Renovierungen für die Neuvermietung;
- Reparaturen und Instandsetzungsarbeiten;
- Kosten der Wohnungsabnahme oder Schlüsselverwaltung;
- Leerstandspauschalen und frei berechnete Risikozuschläge;
- Finanzierungskosten oder Zinsen des Eigentümers.
Auch bei grundsätzlich umlagefähigen Leistungen ist eine Trennung nötig. Erledigt ein Hausmeister sowohl Treppenhauskontrollen als auch Reparaturen in der leeren Wohnung, darf nur der Anteil für laufende Betriebskosten in die Abrechnung eingehen. Der Reparaturanteil bleibt beim Vermieter.
Fachliche Einordnung: „Leerstand erzeugt kein neues Betriebskostenprivileg. Eine nicht umlagefähige Eigentümerkost bleibt auch dann nicht umlagefähig, wenn sie durch eine unvermietete Wohnung verursacht wurde.“
Schritt für Schritt die Abrechnung prüfen
Eine Betriebskostenabrechnung bei Leerstand lässt sich mit wenigen Unterlagen grob kontrollieren. Entscheidend ist, die Prüfung in der richtigen Reihenfolge durchzuführen.
- Mietvertrag lesen. Zu klären ist, ob Betriebskosten wirksam umgelegt werden und welcher Verteilerschlüssel vereinbart wurde.
- Abrechnungszeitraum prüfen. Er darf grundsätzlich höchstens zwölf Monate umfassen.
- Gesamtfläche vergleichen. Die aktuelle Abrechnung, die Vorjahresabrechnung, der Mietvertrag und bekannte Wohnungsgrößen liefern erste Anhaltspunkte.
- Leerstandszeitraum notieren. Relevant sind Beginn, Ende und die betroffene Wohnung oder Gewerbeeinheit.
- Kostenarten trennen. Fixkosten, Verbrauchskosten und nicht umlagefähige Eigentümerkosten dürfen nicht vermischt werden.
- Verteilerschlüssel nachrechnen. Bei einem Flächenschlüssel wird der eigene Anteil aus Wohnungsfläche geteilt durch Gesamtfläche berechnet.
- Belege und Berechnungsblätter anfordern. Besonders relevant sind Flächenaufstellungen, Rechnungen, Gebührenbescheide, Ablesewerte und die Zuordnung der Leerstandseinheit.
- Einwendungen konkret formulieren. Der beanstandete Schlüssel, die falsche Fläche oder die fehlende Einheit sollte ausdrücklich bezeichnet werden.
Der stärkste Einwand lautet nicht „Die Abrechnung ist zu hoch“, sondern beispielsweise: „Die Gesamtfläche wurde ohne Begründung von 560 auf 480 Quadratmeter reduziert.“
Mieter haben grundsätzlich ein Recht auf Einsicht in die für die Abrechnung maßgeblichen Unterlagen. Der Ratgeber zur Belegeinsicht bei Nebenkosten zeigt, welche Rechnungen, Verträge, Flächenlisten und Ablesedaten verlangt werden können.
Fristen, Nachweise und typische Fehler
Über Betriebskostenvorauszahlungen muss der Vermieter jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Endet der Zeitraum am 31. Dezember 2025, läuft die reguläre Abrechnungsfrist bis zum 31. Dezember 2026.
Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung zu vertreten hat. Ein mögliches Guthaben des Mieters geht durch die verspätete Zustellung dagegen nicht automatisch verloren.
Mieter müssen Einwendungen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Der Fristlauf beginnt mit dem tatsächlichen Zugang, nicht mit dem Datum auf dem Schreiben. Eine laufende Belegeinsicht verlängert diese Frist nicht automatisch.
| Prüfpunkt | Benötigter Nachweis | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Gesamtwohnfläche | Flächenaufstellung, Grundriss oder Vorjahresabrechnung | Leerstandsfläche wurde entfernt |
| Umlageschlüssel | Mietvertrag und Abrechnung | Wechsel ohne ausreichende Grundlage |
| Leerstandszeit | Belegungsübersicht | Ganze Einheit fehlt statt zeitanteiliger Zuordnung |
| Heizkosten | Messdienstabrechnung und Ablesewerte | Grundkosten der leeren Wohnung werden verteilt |
| Wasser | Zählerstände und Hauptzählerabrechnung | Unerklärte Differenz wird auf Mieter verteilt |
| Grundsteuer | Grundsteuerbescheid und Verteilungsrechnung | Nur vermietete Flächen werden berücksichtigt |
| Hauswart | Vertrag und Tätigkeitsnachweise | Reparaturen oder Verwaltung sind enthalten |
| Einwendungsfrist | Zugangsnachweis | Beanstandung erfolgt zu spät |
Eine auffällige Grundsteuerposition ist nicht allein wegen des Leerstands unzulässig. Problematisch wird sie, wenn die Steuer nur auf vermietete Wohnungen verteilt oder mit einer falschen Gesamtfläche berechnet wurde. Weitere Prüfpunkte stehen im Ratgeber zur Grundsteuer in den Nebenkosten.
Drei Beispiele aus dem Mietalltag
Fall 1: Eine von fünf Wohnungen steht leer
Das Haus umfasst fünf gleich große Wohnungen. Eine Wohnung ist das gesamte Abrechnungsjahr unvermietet. Für Grundsteuer, Versicherung und Treppenhausreinigung setzt die Verwaltung nur vier Einheiten an.
Jede vermietete Wohnung trägt dadurch 25 Prozent statt 20 Prozent. Der zusätzliche Anteil ist nicht Sache der Mieter. Der Vermieter muss die leere Wohnung in die Verteilung einbeziehen und deren Anteil selbst übernehmen.
Fall 2: Leerstand zwischen zwei Mietverträgen
Eine Wohnung wird am 31. März zurückgegeben und am 1. Juli neu vermietet. Im April, Mai und Juni steht sie leer. Die Heizkostenabrechnung weist für diesen Zeitraum Grundkosten und einen geringen Verbrauch durch Temperierung aus.
Der frühere Mieter zahlt nur seinen zeitlich und verbrauchsbezogen zugeordneten Anteil bis zum Ende des Mietverhältnisses. Der neue Mieter trägt den Anteil ab Mietbeginn. Die Kosten der drei Leerstandsmonate bleiben beim Eigentümer.
Fall 3: Nur noch ein Mieter im Haus
In einem Haus mit drei Wohnungen stehen zwei Einheiten leer. Die Verwaltung verteilt Müll, Gartenpflege und Gebäudeversicherung vollständig auf den verbliebenen Mieter, weil dieser als einziger die Gemeinschaftsflächen nutze.
Diese Begründung reicht bei einem vereinbarten Flächenschlüssel nicht. Die Flächen der leeren Wohnungen bleiben in der Gesamtfläche enthalten. Der verbliebene Mieter zahlt lediglich den Anteil seiner eigenen Wohnung.
Was tun, wenn der Vermieter nicht reagiert?
Die Beanstandung sollte schriftlich und nachweisbar erfolgen. Das Schreiben bezeichnet die konkrete Abrechnung, den Abrechnungszeitraum, den vermuteten Fehler und die benötigten Unterlagen. Eine allgemeine Erklärung, man sei mit der Nachforderung nicht einverstanden, ist deutlich schwächer als ein benannter Rechen- oder Verteilungsfehler.
Eine geeignete Formulierung lautet:
In der Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Datum] wurde die Gesamtfläche mit [Zahl] Quadratmetern angegeben. Nach der Vorjahresabrechnung beziehungsweise den bekannten Wohnungsgrößen beträgt die Gesamtfläche [Zahl] Quadratmeter. Es besteht der Verdacht, dass die Fläche der leerstehenden Wohnung nicht berücksichtigt wurde. Ich bitte um Einsicht in die Flächenaufstellung, den angewandten Verteilerschlüssel und die vollständige Berechnung. Einwendungen gegen die Abrechnung bleiben vorbehalten.
Reagiert die Vermieterseite nicht, sollte die Einwendungsfrist trotzdem durch eine konkrete Beanstandung gesichert werden. Bei einer hohen Nachforderung, einer angedrohten Kündigung oder einem Streit über die Zahlung sind Mieterverein oder anwaltliche Beratung sinnvoll. Die gesamte Forderung eigenmächtig zu ignorieren, kann unnötige Risiken erzeugen; der streitige Anteil sollte möglichst nachvollziehbar beziffert werden.
FAQ zu Nebenkosten und Leerstand
Was sind Leerstandskosten?
Leerstandskosten sind Aufwendungen, die während einer unvermieteten Zeit für eine Wohnung oder ein Gebäude weiterlaufen. Dazu gehören etwa anteilige Grundsteuer, Versicherungen, Grundkosten der Heizung und laufende Dienstleistungen. Gegenüber Mietern sind nur Betriebskosten umlagefähig, die ihrer Wohnung nach einem zulässigen Schlüssel zugeordnet werden.
Wer zahlt die Nebenkosten einer leerstehenden Wohnung?
Grundsätzlich zahlt der Vermieter den Nebenkostenanteil der leeren Wohnung. Bei einem Flächenschlüssel bleibt ihre Wohnfläche Teil der Gesamtfläche. Verbrauchskosten richten sich nach dem gemessenen oder zulässig ermittelten Verbrauch der Einheit.
Kann der Vermieter die Gesamtfläche wegen Leerstands verkleinern?
Bei einer Verteilung nach Wohnfläche grundsätzlich nicht. Die leerstehende Wohnung bleibt Teil des Abrechnungsobjekts. Wird ihre Fläche entfernt, erhöht sich der Anteil der vermieteten Wohnungen unzulässig.
Wie werden Heizkosten bei Leerstand verteilt?
Der verbrauchsabhängige Anteil richtet sich nach Messwerten oder einer gesetzlich zulässigen Ermittlung. Der Grundkostenanteil wird nach Fläche oder einem anderen zulässigen Maßstab verteilt. Beide Anteile, die auf die leere Einheit entfallen, trägt der Vermieter.
Muss eine leerstehende Wohnung mit null Personen angesetzt werden?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Maßgeblich sind Mietvertrag, Kostenart und vereinbarter Schlüssel. Ein Ansatz mit null Personen ist besonders prüfbedürftig, wenn dadurch fixe Kosten vollständig auf die verbliebenen Bewohner verschoben werden.
Wie lange können Mieter einer fehlerhaften Abrechnung widersprechen?
Einwendungen müssen grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung beim Vermieter eingehen. Die Prüfung sollte früher beginnen, weil Belegeinsicht und Nachberechnung Zeit benötigen.
Darf der Vermieter wegen Leerstands den Umlageschlüssel ändern?
Nicht allein deshalb, weil Wohnungen leer stehen. Eine Umstellung auf einen verbrauchs- oder verursachungsabhängigen Maßstab kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen für künftige Abrechnungszeiträume möglich sein. Eine rückwirkende Änderung zur Entlastung des Vermieters ist kein zulässiger Ausweg.
Können Verwaltungskosten als sonstige Betriebskosten erscheinen?
Nein. Verwaltungskosten gehören nach der Betriebskostenverordnung nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Die Bezeichnung als Objektservice, Leerstandsmanagement oder sonstige Kosten ändert ihren rechtlichen Charakter nicht.
Was jetzt zählt
Bei Leerstand und Betriebskosten sind Gesamtfläche, Kostenart und Umlageschlüssel die entscheidenden Prüfpunkte. Die Abrechnung sollte mit dem Mietvertrag und dem Vorjahr verglichen, die zwölfmonatige Einwendungsfrist notiert und eine fehlende Leerstandsfläche konkret beanstandet werden. Erst danach folgen Belegeinsicht, Nachberechnung und gegebenenfalls rechtliche Unterstützung.
